MINI DICCIONARIO TÉCNICO

                ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
Documentos de archivos son registros ,producidos o recibida por un persona entidad en razón y función es de la empresas.











ARCHIVAR DOCUMENTOS


Términos  de archivos se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos




FOLIACIO

Actividad que consiste en asignar un número progresivo a cada uno de los documentos que integran un expediente.



                                                 

INVETARIO

Actividad que consiste en asignar un número progresivo a cada uno de los documentos que integran un expediente. Inventario Registro que sirve para indicar cuales y cuantos expedientes existen en un archivos en inventario

                           EXPEDIENTES EN TRAMITE

Expediente cuyo asunto ya fue resuelto en la unidad administrativa y por lo cual ya no es
consultado frecuentemente.

                      GESTIÓN DE ARCHIVOS

Archivo de Gestión Conjunto de expedientes de asuntos en trámite y cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y el despacho de los asuntos de una unidad administrativa.


                                               CONCEPTO DE ARCHIVOS

Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la existencia de archivos no sólo oficial sino también semi públicos, comerciales o particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen (carpetas, guías, etc., donde se colocan).






                                                        FUNCIONES DE ARCHIVOS

Funciones del archivo: La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad.

                              CLASES DE ARCHIVOS

 Según el grado o frecuencia de utilización: - Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. - Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. - Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político.




                          REGISTRO DOCUMENTAL

Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos: - Registro general de entrada.,única .múltiple.



                 DOCUMENTOS DE ORGANIZACIÓN


Documentos en la organización Existen diferentes tipos de documentos para ser usados en la Organización, algunos son para registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.


                                   MEMORANDO

 Normas: 1.- Tienen carácter de comunicación formal entre una Línea de mando a otra; en consecuencia, serán emitidos por los Supervisores o representantes de la Línea. 2.- Toda respuesta a un Memorando, previamente cursado, deberá referirse a la codificación del Memorando que se va a contestar.

                            ARCHIVOS DE GESTION

Es donde se reúnen los documentos de tramite,en los a saltos inicial y en oficina q lo soliciten su gestión de documento .



                               ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativo donde se agrupan documentos,trasferencia dos y trasladados por los distintos archivo.







                      ARCHIVO HISTÓRICO      
Es aquel que se trasfiere a archivo central a los documentos de archivos de conservación permanente.

                                CARTA DE DOCUMENTO

La carta documento es un servicio mediante el cual se envía una carta a través de una empresa de y que posee en carta a través de una empresa de servicio de correo valor legal o valor fedatario, es decir, se deja plena fe de que el contenido de la misma fue comunicado al destinatario por el remitente. De ésta manera, puede ser utilizada luego como prueba ante un litigio judicial.






                                                         CIRCULAR

 Prestar un documento es muy fácil y se puede realizar con la ayuda de un lector de códigos de barras. Primero hay que introducir el número de carnet del usuario (código de barras), y luego introducir los números de los ejemplares que se quieren prestar. El lector de códigos de barras lee automáticamente los códigos de barras y los introduce directamente.

Lo único necesario es haber introducido previamente al usuario y los ejemplares para poder realizar el préstamo




                                                  ACIDEZ DEL PAPEL

Fenómeno que se produce cuando los documentos se encuentran en el depósito a merced de altas temperaturas, con incidencia de la luz solar o artificial lo que hace que el papel pierda la humedad propia por lo que se reseca, se quiebra y se torna amarillento.

                                    ACTIVIDADES FACULTATIVAS

Son las actividades administrativas y de apoyo que realizan las instituciones para cumplir con sus objetivos. A estas actividades también se les llama actividades administrativas.                                        ADMINISTRACION Ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es fácil lograr.                   ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos. Es función archivista la gestión de documentos desde su creación hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.                ALCALINIDAD DEL PAPEL Fenómeno que se produce cuando el documento se encuentra en el depósito a merced de bajas temperaturas, y de malas condiciones del local (goteras, derrames de agua) por lo que el documento absorbe humedad por lo que se debilita, pulveriza y aparecen bacterias y hongos.                             ALEGATO  Documento o discurso en que se expone razonadamente un argumento. (2) Documento que presenta el abogado de cualquiera de las partes, fundamentando las razones, pruebas y hechos en que se funda el derecho cuyo reconocimiento pretende.

                                               ALFABÉTICO

	Es aquella ordenación por la cual se orientan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las terminologías escogidas como representativas de su información.
	ALMACENAMIENTO Reunión de documentos en un núcleo determinado que corresponde al previo ordenamiento sistemático.

                                 ANAQUEL

	Tabla horizontal que se encuentra entre los parales verticales de una estantería donde se colocan los documentos de archivo.

                            ENTIDADES

	Fecha falsa o anterior a la verdadera, que se encuentra en un documento.
	APLICACIÓN Programa utilizado para realizar un determinado tipo de trabajo. En Conservación de los documentos.

                             ARCHIVADOR

(1 ) Muebles metálicos o de madera de una o más gavetas para archivar documentos. (2) Persona que archiva.

ARCHIVO INTERMEDIO      
       

	Ente de descongestionamiento de los documentos que produce la administración y se constituye en una institución intermedia entre los archivos administrativos y el archivo final.
	ARCHIVO NOTARIAL

	Archivos que surgen como resultado de las actividades de los Notarios. También se  les conoce como Archivos de Protocolos.

ARCHIVOVOLOGIA

	La ciencia que estudia la naturaleza y la teoria, la planificación y la terminologíade los archivos, así como su formación, los principios de su conservación y organización y los medios de su utilización.

HIVOS ADMINISTRATIVOS        Son archivos administrativos, los archivos de gestión y los archivos centrales de las instituciones.     ARCHIVO PARTICULAR         Son aquellos archivos que conservan un  conjunto de documentos producidos  o pertenecientes a personas naturales.                      ARCHIVOS PRIVADOS    Son los archivos que custodian documentos producidos por organizaciones de carácter privado.      ARCHIVO PUBLICO       Son los archivos formados en las instituciones del Estado.      ARMO-NIAL        Libro donde están catalogados y registrados los escudos de armas de la administración, nación, provincia o familia.               ASESORÍA      Lineamientos que se dan a los Archivos pertenecientes al sistema, en cuanto a la conservación, organización y facilitan de sus documentos. ASUNTOS     Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o Documento.               ATESTADO    Documento oficial en el que una autoridad da fe de algún hecho o en el que se relata algo. ATRIL Mueble en forma de plano inclinado que sirve para poner los documentos y que permite leerlos con mayor comodidad. Puede ser de madera, metal o acrílico. AUTENTICAR Legitimar o legalizar; una firma o un documento. Es el procedimiento por el cual se valida un acto celebrado en otra jurisdicción, o en otro país (legalizar), o mediante el que se da fuerza aprobatoria a un instrumento privado en juicio. AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS Consiste en la utilización de equipos y sistemas automáticos para procesar la información contenida en los documentos o bien sus auxiliares e instrumentos descriptivos. CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado. CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación de piezas en el interior de un fondo. Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. . COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. ELIMINACIÓN. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. ENCUADERNACIÓN. Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro. EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivista. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcional mente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. FACSIMIL. Reproducción idéntica de un documento, logrado a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico FECHAS DE ACUMULACIÓN. Fechas intermedias encontradas en un expediente. FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. FONDO. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona. LEGISLACIÓN ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país. PATRIMONIO ARCHIVISTICO. Conjunto de archivos conservados en el país y que forman parte esencial de su patrimonio administrativo, cultural e histórico. PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funciona SERVICIOS DE ARCHIVO. Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de información. SIGNATURA TOPOGRÁFICA. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. Programa Especial orientado al logro de la cooperación institucionalmente de los archivos, a través de planes y programas para alcanzar objetivos comunes de desarrollo y consolidación del sector archivístico, coordinado por el Archivo General de la Nación. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia. ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Véase Archivo del Orden Departamental). ARCHIVO DISTRITAL. (Véase Archivo del Orden Distrital). ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia. 3.   AGN: Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le asigna la función de establecer, orgo al servicio de la comunidad. Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las funciones que deben cumplir para su desarrollo. Documento Electrónico Documento cuyo apoyo material es determinado por un modelo de dispositivo electrónico y en donde el contenido está codificado mediante alguna clase de código digital que puede ser leído o repetido mediante la ayuda de señaladores de magnetización. Por ejemplo, los documentos en Adobe, ZIP, entre otros.  Punto de vista archivista  Distribución de la documentación.  Acceder a la utilización total de los documentos.  Proporcionan la organización de los escritos desde la conceptualista de archivo total.  Colaboran con el control de la producción y diligencia documental. LEY 594,2000 ARTÍCULO 2. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley. ARTÍCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las   Es un conjunto de instituciones artísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneizan y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos; LEY 594 2000  Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte ACUERDO 060 ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normalidad archivística.

ACUERDO 060 2001

ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto

LEY 1409 2010


Artículo 5°. De la tarjeta profesional. Solo podrán obtener la Tarjeta Profesional de archivista, ejercer la profesión y usar el respectivo título dentro del territorio colombiano quienes:

LEY 1409 2010  PARRAFOS

Parágrafo. Incurre en ejercicio ilegal de la profesión, el profesional de la archivística que estando debidamente inscrito en el Registro Único Profesional de Archivistas, ejerza la profesión estando suspendida o cancelada su Tarjeta Profesional o certificado de inscripción profesional. De igual manera, quienes se encuentren sancionados disciplinaria mente

NORMAS 103

Parágrafo 1°. Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio web oficial, en medios de comunicación física y en otros canales de comunicación habilitados por el mismo, los números telefónicos y las direcciones físicas y electrónicas oficiales destinadas para la recepción de las solicitudes de información pública.

NORMAS 103

Artículo 17. Seguimiento a las solicitudes de información pública. En la recepción de solicitudes de información pública los sujetos obligados deben indicar al solicitante un número o código que permita hacer seguimiento al estado de su solicitud, la fecha de recepción y los medios por los cuales se puede hacer seguimiento a la misma.

NORMAS 106
Artículo 18º.- Racionalización. Para los efectos y cumplimiento de las acciones de control fiscal y funciones administrativas de la Controlaría, el país se dividirá en Direcciones Seccionarles de acuerdo con la División Político-Administrativa del País.





GTC185 NORMAS

Dependencia Corresponde a la sección, departamento o división donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una interlínea libre del margen superior de la hoja (3 cm ó 4 cm), con mayúscula inicial y sobre el margen izquierdo






NORMAS GTC 185   Código Cuando exista código de la dependencia o codificación especial de los informes (resúmenes ejecutivos), se escribe en la misma línea de la dependencia.









   NORMAS  GTC 185 TITULO

 Título Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlíneas libres de la dependencia, con mayúsculas y centrado





ACUERDO 037 2002

Que el artículo 26 de la Constitución Política establece que las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social. ACUERDO 037/2002 Que el artículo 13 preceptúa que en los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. ACUERDO 037 2002 /ARTICULO 14 Que el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos, consagrando en el parágrafo 1: "La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo". ACUERDO 037 2002 PARRAFO Que el Parágrafo 3 del artículo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN para establecer los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten estos servicios. Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artículo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida en microfilm. : . 1.2. ASPECTOS ESTRUCTURALES. La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2, si se utiliza estantería de 2.20 mts de alto; cifra que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación. 1.3. AREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la documentación. Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental. Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales. 1. 4. DISTRIBUCION DE AREAS. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito. Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos. 1. 5. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las características tecnológicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: 1.5.1. Estantería. Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal. Si se dispone de módulos compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación. La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulación y el acceso a la documentación. 1.5.2. Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes: El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso. Y facilitará su correcta manipulación y adecuada conservación. El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribución consignadas en este acuerdo en el apartado referido a Estantería. Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida.